Warum wir jede Sendung filmen

(Und was ein Kamin damit zu tun hat)

Oben die Sicht der Kamera auf die Packstation.
Heute lade ich dich wieder ein zu einem Blick hinter die Kulissen von print2be. Es geht um etwas, das die meisten Kunden gar nicht mitbekommen, das uns aber im Alltag richtig hilft: Wir filmen bei uns jede einzelne Sendung, während sie verpackt wird. Klingt vielleicht erstmal nach Overkill für ein paar Bügelbilder, aber ich verspreche dir, die Geschichte dahinter ist unterhaltsam und die Idee dazu kam ausgerechnet von einem Kaminhersteller. 🔥

Der Samstag mit dem fehlenden Kaminteil

Fangen wir mit dem Aufhänger an. Vor einer Weile hatten wir uns einen neuen Kamin liefern lassen. Riesenpaket, viele Einzelteile, du kennst das Spiel: aufbauen, staunen, Papier weglegen. Beim Zusammenbauen fehlte dann ein Teil. Klassiker. Also anrufen beim Hersteller und drauf einstellen, dass jetzt die typische Diskussion losgeht. "Sind Sie sicher, dass es nicht dabei ist?" "Haben Sie im Karton geschaut?" Kennst du bestimmt.

Und dann sagt der Mann am Telefon einfach nur: "Wir schauen uns kurz Ihr Pack-Video an und melden uns wieder." Ich hab erstmal blöd geguckt. Ein Pack-Video? Für meinen Kamin? Zehn Minuten später der Rückruf: "Sie haben recht, das Teil hat den Karton nie erreicht. Wir schicken es direkt los." Punkt. Kein Streit, keine Beweislastdiskussion, keine "können Sie uns bitte ein Foto schicken". Einfach: Video geschaut, Problem erkannt, Lösung raus. 🤯

Ich fand das so mega clever, dass ich mich am nächsten Morgen hingesetzt und gedacht habe: "Dirk, wie oft ist bei denen wohl was schiefgegangen, bevor sie dieses System installiert haben?" Und wie oft passiert das bei uns eigentlich, wenn wir ehrlich sind?

Was bei uns schon mal schiefgegangen ist

Ich will dir da nichts vormachen. Wir sind zwei Menschen mit Maschinen und wo Menschen und Maschinen zusammenarbeiten, passieren Fehler. Zwei Sachen habe ich in letzter Zeit erlebt, die mir richtig zu denken gegeben haben:

Fehler Nummer eins: Wir haben mal ein falsches Bild versendet. Kunde hat bestellt, wir haben irgendwie den Bogen aus dem falschen Fach genommen und weg war die Sendung. Das war zum Glück schnell geklärt. Der Kunde hat mir ein Foto vom falschen Motiv geschickt, am nächsten Tag haben wir das richtige neu produziert und rausgeschickt. Ende gut, alles gut. Aber jedes Mal, wenn sowas passiert, denke ich: "Hätten wir das vorher abfangen können?"

Fehler Nummer zwei: Wir packten mal zwei Bestellungen in einen Umschlag, um Porto zu sparen. Kommt nicht oft vor, dass dieselbe Adresse zweimal an einem Tag bestellt. Klingt schlau, ist es auch. Nur hatte in dem einen Fall die zweite Bestellung nicht ihre eigene Sendungsverfolgung. Aus Sicht des Systems: Die zweite Bestellung wurde nie versendet. Aus Sicht des Kunden: kam alles zusammen an, alles gut. Aus Sicht von Shopify: "Warum steht da keine Zustellung? Wir buchen zurück." Zack. 😅

Es gibt so viele Ecken, an die vorher niemand denkt. Bis sie einem einmal auf die Füße fallen. Also haben Katrin und ich uns gesagt: Wenn ein Kaminhersteller das kann, können wir das auch.

Wer alles einen Beweis von uns will

Bevor du denkst "Ist das nicht ein bisschen viel?", lass mich kurz erklären, wer bei uns eigentlich alles Beweise sehen will, wenn irgendwas nicht rund läuft:

• Die Post oder DHL: Wenn eine Sendung verloren geht oder beschädigt ankommt.
• Shopify: Ja, auch die wollen Nachweise. Zum Beispiel wenn die Bank eines Kunden eine Rückerstattungsanfrage stellt, weil sie glauben, die Ware sei nie geliefert worden.
• Der Kunde selbst: Wenn etwas fehlt, das falsche Motiv drin lag oder die Sendung nicht ankam.

Für den letzten Punkt haben wir zum Glück eine einfache Regel: Bei uns läuft die Gelinggarantie. Wenn was fehlt oder nicht funktioniert, drucken wir dein Bügelbild neu. 🤝

Aber gegenüber Post, DHL und Shopify hilft ein Video. Und intern hilft es uns natürlich auch, denn wir sehen sofort, wo was schiefgelaufen ist und lernen daraus.

So läuft das bei uns ab

Die Kamera hängt jetzt direkt über der Packstation an der Fachanlage. Sie filmt den kompletten Prozess:

1. Die Entnahme des Motivs aus der Fachanlage
2. Die visuelle Kontrolle auf dem Tablet: Passt das Motiv zur Bestellung?
3. Die Freigabe des Versands
4. Den Druck des Versandlabels
5. Das Verpacken in den Versandumschlag
6. Die Ablage auf dem Versandstapel

Von Anfang bis Ende, jede Sendung. Nichts wird ausgeblendet.

Warum das Ganze im Ernstfall so einfach ist

Der eigentliche Clou ist die Kombination aus Video und unserem Audit-Log. Wir speichern nämlich zu jedem Auftrag, wann welcher Schritt passiert ist. Wann kam der Auftrag rein, wann haben wir das Motiv auf den Druckbogen montiert, wann wurde gedruckt, wann wurde das Versandlabel ausgedruckt. Der Labeldruck ist dabei mein Lieblings-Zeitstempel, denn der passiert immer direkt nach der Kontrolle. Sprich: Kurz bevor das Label gedruckt wird, hat unser Team das Motiv gerade in der Hand gehabt.

Wenn jetzt eine Reklamation reinkommt, ist das Vorgehen simpel:

1. Auftrag im System raussuchen
2. Zeitstempel vom Labeldruck notieren
3. Videoarchiv aufrufen, den passenden Tag wählen
4. Zum Zeitstempel scrollen, ein paar Sekunden zurück
5. Fertig, wir sehen genau, was in den Umschlag gewandert ist

Einfacher geht's nicht. 😎

Was mich der ganze Spaß gekostet hat

Und weil ich weiß, dass gerade andere kleine Unternehmerinnen und Unternehmer hier mitlesen: Das Aufwand-Nutzen-Verhältnis ist irre gut. Der ganze Umbau hat mich einen Sonntagnachmittag Zeit gekostet. Punkt.

Die Kamera hatte ich bereits in der Druckerei liegen. Ursprünglich war das eine Indoor-USB-Kamera zur Kontrolle der Druckstraßen. Ob ich darüber schon mal berichtet hab, weiß ich gar nicht mehr, aber das ist auch eine coole Geschichte für einen anderen Tag. 😉 Diese Kamera hatte ich jetzt frei und musste sie nur noch umziehen. Auf dem Server war auch noch Platz. Also streamt die Packstation jetzt einfach drei Meter weiter in den Serverschrank und wir haben unser komplettes Videoarchiv. Kein neuer Cloud-Vertrag, keine Monatsgebühr, keine externe Firma. Alles bei uns, alles unter Kontrolle.

Was du davon hast

Für dich als Kundin oder Kunde von print2be bedeutet das ganz konkret: Wenn bei uns mal was schiefläuft, finden wir es auch heraus. Wir müssen dich nicht mit Fragen löchern und du musst keine Diskussion führen, ob etwas fehlt. Meld dich einfach kurz bei uns, wir schauen in unser Video und dann klären wir das. Meistens hast du dein Ersatzbild schon am übernächsten Tag im Briefkasten.

Und wenn irgendwann mal eine große Plattform oder ein Versanddienstleister wissen will, was in deiner Sendung war, haben wir den Beweis parat. Auch das nimmt dir am Ende Stress ab, denn dann läuft keine Rückbuchung ins Leere und niemand muss lange suchen.

Kleine Investition, große Ruhe. Genau die Art von Aufwand, die ich mag. 👌