Wenn der Onkel das Geburtstagsmotiv bekommt

Der Anruf, der zu spät kam

Letzte Woche klingelt das Telefon. Meine Schwägerin. "Sag mal, wann seid ihr denn zu Hause? Wir wollten die Sachen abholen." Ich schaue auf den Bildschirm, schaue auf den Versandstapel neben mir. Der Stapel, der gerade abgeholt wurde. Von DHL. Nicht von meiner Schwägerin.

Die Umschläge waren schon unterwegs. Alle. Auch die, die eigentlich gar nicht verschickt werden sollten. Urlaubs-T-Shirt-Motive für die Familie, gedacht zur Abholung bei uns. Stattdessen auf dem Weg quer durch Deutschland. Per Post. Mit Tracking-Nummer und Versandbestätigung.

Wie konnte das passieren? Ganz einfach: Meine Produktionssoftware kannte keinen Unterschied zwischen Versand und Abholung. Für das System war jede Bestellung gleich. Label drucken, Umschlag packen, ab die Post. Buchstäblich.

Warum Family & Friends früher Chaos bedeuteten

Um das Problem zu verstehen, muss ich kurz ausholen. Wenn Familie oder Freunde Bügelbilder bei uns bestellen, lief das früher so: Katrin hat die Aufträge angenommen. Per WhatsApp, am Telefon, beim Kaffee. "Kannst du mir noch schnell ein Motiv für die Kleine machen?" Klar, machen wir gerne.

Aber dann musste ich die Aufträge irgendwie in unseren Produktionsprozess bekommen. Das klingt einfach, war es aber nicht. Denn entweder war die Bogenmontage für den Tag schon durch. Oder die Benennung der Dateien passte nicht ins System. Oder die Größe stimmte nicht mit dem Standard überein. Jedes Mal ein Sonderfall, jedes Mal Fummelei.

Irgendwann hat Katrin eingesehen, dass "mal eben schnell" bei mir im Produktionsprozess nicht funktioniert. Nicht weil ich nicht will, sondern weil jeder Sonderfall Zeit kostet. Und Nerven. Und meistens beides gleichzeitig.

Also habe ich von Anfang an in unserer Software einen Weg eingebaut, über den Family & Friends ganz normal bestellen können. Wie jeder andere Kunde auch. Die Bestellung geht ins System, landet in der Bogenmontage, wird gedruckt, sortiert, verpackt. Kein Sonderfall, kein Chaos. So weit, so gut.

Alles in einen Prozess

Die Idee dahinter ist simpel: Jede Bestellung durchläuft den gleichen Prozess. Egal ob sie von einem Kunden aus Hamburg kommt oder von meiner Schwägerin aus dem Nachbarort. Das System behandelt alle gleich. Das spart Zeit, verhindert Fehler und ich muss nicht für jeden Sonderfall einen eigenen Ablauf basteln.

Und genau das hat auch wunderbar funktioniert. Bis zu dem Tag, an dem alles zusammenkam. Wir hatten richtig viel zu tun. Ich hatte eine neue automatische Bogenmontage getestet. Viele Druckbögen, viele Bestellungen. Leider hatte die Automatik einen Fehler, ich musste Teile davon manuell neu erstellen. Stress, Zeitdruck, du kennst das.

In dem ganzen Trubel habe ich dann für alle Bestellungen Versandlabels generiert. Für alle. Auch für die Familienbestellungen, die zur Abholung gedacht waren. Die Automation hat brav ihre Arbeit gemacht: Label gedruckt, Versandbestätigung per Mail rausgeschickt, alles wie immer. Nur dass "wie immer" diesmal falsch war.

Versandprodukt wechseln: Ein Feature, das fehlte

Als die Umschläge weg waren, hab ich mich hingesetzt und nachgedacht. Das Problem war klar: Meine Software konnte nicht zwischen Versand und Abholung unterscheiden. Es gab schlicht keine Möglichkeit, das Versandprodukt einer Bestellung zu ändern. Jede Bestellung bekam automatisch ein Versandlabel. Punkt.

Also habe ich mich drangesetzt. Die Erweiterung war überfällig. Ab sofort kann ich in der Software das Versandprodukt wechseln. Statt "DHL-Versand" kann ich jetzt "Abholung" auswählen. Das System weiß dann: Für diese Bestellung kein Versandlabel generieren. Nicht in den Versandstapel legen. Nicht an DHL übergeben.

Klingt nach einer kleinen Änderung? Technisch ja. Aber im Alltag macht es einen riesigen Unterschied. Denn jetzt kann die Familie ganz normal über den Shop bestellen. Die Bestellung läuft durch den Standard-Prozess. Wird gedruckt, wird sortiert, wird verpackt. Nur am Ende geht sie nicht zur Post, sondern in die Abholkiste.

Auch Abholungen brauchen ein Label

Eine Sache, die mir beim Entwickeln aufgefallen ist: Auch wenn ein Auftrag zur Abholung bestimmt ist, braucht er ein Label. Nicht für DHL, sondern für uns. Denn stell dir vor: Die Familie bestellt drei verschiedene Motive. Eins für den Onkel, eins für die Nichte, eins als Geburtstagsüberraschung. Die liegen dann alle in Umschlägen bei uns.

Und jetzt kommt der Onkel vorbei und bekommt seinen Umschlag. Nur dass in dem Umschlag das Geburtstagsmotiv steckt, das eigentlich für jemand anderen gedacht war. Überraschung verdorben 😅

Also habe ich ein eigenes Abholung-Label gestaltet. Es sieht anders aus als das Versandlabel, damit wir sofort erkennen: Das geht nicht zur Post. Und es zeigt klar, für wen der Umschlag bestimmt ist. So kann Katrin beim Abholen den richtigen Umschlag rausgeben, ohne lange zu suchen.

Ab sofort im Einsatz

Die Software ist erweitert, das Label ist gestaltet, alles ist produktiv genommen. Jetzt müssen wir nur noch auf die nächste Familienbestellung warten, um zu sehen, wie gut es im echten Prozess funktioniert. Ich bin gespannt.

Was mich an solchen Momenten freut: Das Problem von heute Morgen ist heute Abend gelöst. Kein Ticket an einen Support, der nicht antwortet. Kein Warten auf ein Update, das vielleicht in drei Monaten kommt. Ich setze mich hin, programmiere die Lösung, teste sie, nehme sie live. Das ist der Vorteil einer eigenen Produktionssoftware.

Und wenn bei der nächsten Familienbestellung wieder das Telefon klingelt, dann hoffentlich mit der Frage: "Wann können wir abholen?" Und nicht mit: "Warum liegt das Paket im Briefkasten?"